Wie wäre es, ein zweites Gehirn, ein Second Brain, zu haben, um all die wichtigen Dinge abzulegen und zu archivieren. Ich stelle mir das ein bisschen so vor wie das Denkarium in Harry Potter. Ein Becken, in dem Professor Dumbledore seine Erinnerungen ablegt, speichert und bei Bedarf abrufen kann.
Längst notieren und archivieren wir unsere Informationen nicht mehr nur analog in Notizbüchern und Ordnern, sondern auch auf unseren elektronischen Datenträgern: Laptop, PC, externe Festplatten, Tablets und Smartphone. Überall sammeln sich Daten. Tiago Forte hat sich darüber Gedanken gemacht. Im Buch „Building a Second Brain“ („Nutzen sie ihr zweites Gehirn“ auf deutsch) stellt er eine Methode vor, das digitale Leben zu organisieren.
Inhalt
Commonplace Books
Informationen wurden schon immer gesammelt. Auf Papier kann man das zum Beispiel in sogenannten Commonplace Books tun. Notizbücher, die einzig dafür da waren, Notizen und Wissen zu beherbergen, miteinander verknüpfbar und wieder auffindbar zu machen. Das Second Brain System von Tiago Forte ist wie ein digitales Commonplace Book.
PARA – Ein übersichtliches Ablagesystem
Für eine übersichtliche Ablage und Archivierung von Daten hat sich Tiago Forte vier wesentliche Überkategorien ausgedacht (dafür steht die Abkürzung PARA):
Projects (Projekte) – Alles, was gerade aktuell in Arbeit ist. Im Leben und im Job. Angefangene Projekte.
Area (Lebensbereiche) – Langfristige Verantwortlichkeiten, die du im Blick behalten willst. Ich habe das für mich als Lebensbereiche übersetzt.
Resources (Ressourcen) – Themen und Notizen, die später interessant sein können.
Archive (Archiv) – Inaktive Dinge aus allen anderen Kategorien
Dieses Prinzip kannst du nun auf alle möglichen Speicherorte anwenden. Deine Notizen App (welche auch immer du nutzt), deine Ordnerstruktur am Computer, dein Emailpostfach usw. Die Kategorien können nun mit Unterordnern befüllt werden.
So nutze ich das System
Das könnte so aussehen (Screenshots aus meinem Emailprogramm). In den jeweiligen Ordnen können sich noch weitere Unterordner befinden. Die Ordnerstruktur ist noch nicht final, da ich ja mitten unterm Jahr damit begonnen habe und noch einige Altlasten (=Chaos) herumliegen habe.
Projekte
Hier liegen alle aktuellen, noch nicht abgeschlossenen Projekte von diesem Jahr.
Lebensbereiche
Hier ordne ich Dinge ein, die langfristig zu bestimmten Lebensbereichen gehören.
Ressourcen
Hier sammle ich Informationen, auf die ich später nochmal zugreifen will.
Archiv
Ins Archiv wandert alles, was gerade keine Relevanz hat, ich aber aufbewahren will.
Das System habe ich auch auf meine Notizen-App und meine Ordner auf dem Laptop angewandt. Bisher komme ich gut damit klar.
Beispiele für die verschiedenen Bereiche
Nun habe ich die vier Second Brain – Bereiche in meinem digitalen Gehirn. Jetzt kann ich dort ganz leicht meine Informationen ablegen, sammeln, verwalten. Hier sind nochmal einige Beispiele, was in den verschiedenen Kategorien stehen und wie du sie nutzen kannst.
Projekte – Woran ich gerade arbeite
Das kann alles sein, woran du gerade arbeitest und womit du beschäftigt bist. Bei mir sind das aktuelle Projekte und Kurse (sowohl meine eigenen als auch die, die ich irgendwo gebucht habe), mein Newsletter und Ideen, die ich dazu sammle, Kunden mit denen ich gerade an etwas arbeite.
Lebensbereiche – Commitments über einen längeren Zeitraum
Das können Langzeitprojekte sein wie Sport, Ernährung, Gesundheit, Familie, Wohnung & Haus. Dort könnte zum Beispiel die Buchhaltung des Jahres liegen, Haushaltsbuch-Tabelle, Schul-Relevante Dinge usw. Ausserdem Aktivitäten und Orte, wofür du verantwortlich bist (Speiseplanung, Reisen, Auto), Menschen oder Tiere, Freundschaften. Dort könnte zum Beispiel auch Ehrenamt dazugehören.
Ressourcen – Nützliche Informationen für die Zukunft
Hier sammelst du Informationen, die für deine Projekte, Lebensthemen und Interessen interessant sein können. Ich habe zum Beispiel Sammlungen für Rezepte, Zitate und inspirierende Texte, Content-Ideen, Marketing-Wissen, Informationen zu Autismus, ADHS, Ernährung, Fitness/Sport/Gesundheit, wichtige Ansprechpartner*innen, Seminarhäuser für Kurse, Reiseinspirationen (wenn ich z.B. einen Bericht mit einem Reisetipp gesehen habe und mir das merken will) usw.
Archiv – Inaktive Bereiche aus allen anderen Kategorien
Das ist der digitale Dachboden oder Keller. Hier wandern die abgeschlossenen Projekte mit Kunden hin (die aber manchmal nach 3 Jahren doch noch eine Datei oder Änderung brauchen), Informationen aus Coachings, die ich gebucht habe (oder gegeben habe), fertige Kurse – eben alles, was schon abgeschlossen ist, aber noch nicht gelöscht werden kann oder soll.
Mein Fazit
Ich arbeite jetzt seit ungefähr einem halben Jahr mit dem System und finde es durchdacht und übersichtlich. Hier und da bin ich noch immer am nachjustieren und integrieren. Gerade, wenn man sein bestehendes System überarbeitet, kann es anfangs noch etwas chaotisch wirken. Hier gibt auch der Autor des Buches den Tipp, sich nicht mit Perfektion zu stressen, sondern es als Prozess zu betrachten.
Es lohnt sich in meinen Augen auf jeden Fall, das Buch zu lesen. Ich fand es gut verständlich und sehr inspirierend. Tiago Forte erklärt nicht nur das System des Second Brain, sondern ermutigt auch, das gesammelte Wissen nicht nur in der Schublade herumliegen zu lassen, sondern es zu teilen und anderen zugänglich zu machen (z.B. über Blogs, Artikel, Vorträge, Kurse, Vernetzungen)
